Comment préparer un audit ?

Considérations générales pré audits

Tous les membres de l’équipe d’auditeurs devraient être familiers avec les tests à effectuer ainsi que les documents en lien avec le fonctionnement de votre détecteur de métaux CCP (Critical Control Point). De plus, il est recommandé de se référer aux manuels de procédures lorsque des questions spécifiques sont demandées par l’auditeur de manière à éviter des réponses spontanées et possiblement incorrectes.

Avant de débuter l’audit, assurez-vous que votre détecteur de métaux réponde aux exigences GFSI quant au dispositif de rejet, à la sensibilité et à l’isolement du produit contaminant, pour lesquels vous êtes audités.

HACCP (Hazard analysis & critical control point) : Analyse du danger, Points critiques pour la maîtrise : Revoir les installations actuelles et noter tout changement qui aurait pu se produire durant la dernière année et qui pourrait affecter la sécurité alimentaire (nouvel équipement, nouveau produit, et nouveau procédés). Assurez-vous que ces changement ont été introduits correctement et validés. De plus, les processus et les procédures en lien avec votre détecteur de métaux CCP (Contrôle de point critique) doivent être confirmés comme étant précis et efficaces.

RECALL : Pour assurer l’efficacité et le succès d’un rappel de produit, l’équipe d’auditeurs devrait avoir une bonne connaissance des procédures à suivre. Cette procédure doit inclure toute documentation en lien avec le produit livré, les registres des essais / test. Les échanges et / ou communication verbales des membres qui ont participé au rappel du produit doivent également être analysé. Si votre compagnie a fait l’objet d’un rappel de produit contaminé avec du métal dans l’année précédant l’audit, la documentation en lien avec ce rappel doit être disponible pour discussion avec les auditeurs.

Equipements nécessaire à la détection de métaux

Les équipements nécessaires à la détection des métaux devraient être protégés de toute forme d’altérations, de détérioration ou d’usage non recommandés. Avant un audit, le matériel devrait être examiné avec minutie afin de déceler tout problème de non-conformité tel que :

Usure anormale et bris
Courroie endommagée
Problèmes de propreté

Il est également recommandé que la calibration annuelle ait été exécutée de 2 à 6 mois avant l’audit permettant ainsi d’effectuer les activités d’entretien nécessaire avant l’audit.

La performance de tout équipement de grande précision ne peut être garantie que par un entretien adéquat et régulier. Celui-ci peut être assuré en organisant un programme d’entretien préventif à des intervalles réguliers et en suivant les recommandations du manufacturier. L’entretien préventif peut être exécuté par le manufacturier ou par l’ingénieur de la compagnie qui aura été au préalable formé par le manufacturier. Après avoir effectué des réparations, un entretien ou des ajustements, et avant de débuter la production un est indispensable de procéder au contrôle complet du système de détection de métaux.

Pièces de rechange : il est également recommandé d’avoir, sur place, un ensemble complet de pièces de rechange (incluant des pièces qui serviront aux tests), avant de procéder à un audit.

Documentation pour audit détecteur de métaux

Avoir en main les documents appropriés lors d’un audit est aussi important que l’inspection elle-même. Si votre équipe soulève des préoccupations qui ne sont pas mentionnées dans le document, il est recommandé de communiquer avec le fabriquant de votre détecteur de métaux et d’organiser une formation sur place.

Si votre détecteur de métaux est utilisé pour plus d’un produit, il sera nécessaire que vous ayez en votre possession la documentation en lien avec chacun des produits.

Parce que les rapports papier peuvent être facilement modifiés, plusieurs organismes de vérification préfèrent des rapports informatisés des essais / test de routine ainsi que pour les monitorages. Toute documentation générée à la suite d’un essai / test devrait être horodatée. Les tests doivent être exécutés aux intervalles recommandés.

Lorsque contamination de métaux est identifiée, la source de la contamination doit être investigué et documentée. S’il y a une répétition de la contamination, une procédure devrait être établie de manière à en éviter la récurrence.
Assurez-vous que ces documents sont disponible lors de l’audit et revus par l’équipe :

Liste de tous les détecteurs de métaux (ligne de production et les CCP) et leur localisation
Code d’identification et la date de calibration à venir pour chacun des détecteurs
Registre des tests de routine / rapport de chacun des détecteurs de métaux
Rapport d’actions correctives
Certificat de calibration par produits pour chacun des détecteurs de particules métalliques
Document de mise en service pour chacun des détecteurs
Les documents en lien avec la sensibilité obtenu par produit pour chaque appareil
Contrats d’entretien
Registre de toutes les activités d’entretiens réalisées et à venir
Document de validation par appareil
Rapport d’audit interne
Registre de formation du personnel
Certificat de test d’échantillonnage

Personnel

Le personnel d’encadrement jour un rôle important en matière de sécurité alimentaire. Le personnel d’encadrement devrait recevoir une formation sur les processus et les protocoles en lien avec les détecteurs de métaux avant audit. Tout le personnel concerné doit être formé sur les principes et l’utilisation du système de détection de métaux ainsi que sur les tests de routine. Il doit également être présent lors de l’audit.

De plus, il est important que le personnel de l’entretien et le personnel de la salubrité reçoivent la formation sur la prévention de la contamination pat les métaux et sur les procédures appropriées lors du nettoyage des surfaces et l’entretien des appareils.
Opérateurs :

Considérant que plusieurs problèmes de non-conformité sont reliés aux opérateurs, il est prudent de s’assurer que tous les opérateurs aient reçu une formation récente et subit une évaluation sur les aspects suivants :
Les procédures de test et la documentation s’y rattachant
Les limites critiques (par produit)
Mesures correctrices et la documentation s’y rattachant
Les procédures en lien avec le traitement des produits contaminés
Le fonctionnement général du détecteur
Les coordonnées des personnes responsables, par quart de travail
Considérant que les opérateurs peuvent être appelés à se déplacer à différents postes, il est recommandé de placer près du détecteur de métaux un outil de référence ou une feuille de contrôle Sur le document, on doit retrouver la fréquence des test ainsi que la limite critique du produit et une vue d’ensemble des procédures de test, des actions correctives et le nom de la personne responsable par quart de travail.
Des mesures de contrôle doivent être instaurées de manière à s’assurer que seules les personnes autorisées peuvent ajuster les paramètres de détecteur de métaux.

Échantillons de test pour le détecteur de métaux

Peu importe la fiabilité ou le fonctionnement sophistiqué de votre détecteur de métaux industriel, alimentaire ou pharmaceutique, il est essentiel que des tests fréquents et complets soient exécutés et qu’un programme d’enregistrement de ces tests soit établi. Ce programme est un élément d’un système de qualité ou de HACCP. Devant l’absence de standards établis par l’industrie, chaque compagnie doit établir ses propres critères de test. A ce jour, plusieurs standards ont été adoptés et défini pad les manufacturiers et les détaillants.

Lors de l’implantation d’un programme, ses modifications ou la préparation en vue d’un audit, les cinq points suivants doivent être observés.
Echantillon test :

Historiquement, les détecteurs de métaux ont été testés avec des échantillons test ferreux, non ferreux et acier inoxydable. En conformité avec l’audit, les échantillons test devraient être codés par couleur et certifiés.

La taille de l’échantillon test qui servira au test doit être établie de manière à ce qu’il soit détectable à l’intérieur du produit alors qu’il passe dans la ligne de l’axe central du détecteur de métaux, soit le point le moins sensible. Considérant que chaque application est différente, l’échantillon test doit être spécifique à chaque détecteur. Si l’échantillon test est trop petit pour l’application, il causera des échecs de tests et génèrera beaucoup de frustration chez l’opérateur. Si l’échantillon est trop gros, le test de performance ne sera pas précis. Utilisez plusieurs tailles d’échantillons test, établissez un niveau de performance ne sera pas précis. Utilisez plusieurs tailles d’échantillons test, établissez un niveau de performance réalisable et qui peut être reproduite. Par la suite, un échantillon test pourra être identifié.
Fréquence des essais / tests :

Le personnel d’encadrement soit décider la fréquence des essais / test des détecteurs de métaux. Généralement, les test sont effectués :
Au changement de quart de travail
Au changement de produit
Aux heures

Il y a une différence entre le coût des essais / test versus le risque d’une défaillance du détecteur de métaux. L’implantation d’un système de test / essai automatique augmente la fréquence et le performance des essais / test sans coûts additionnels.
Procédures pour effectuer les tests :

La procédure doit demeurer simple, mais doit également tenir compte de ces principes :
L’échantillon test doit traverser la ligne d’axe central de l’ouverture qui est en fait le point le moins sensible
L’échantillon test doit, si possible, être placé dans le produit
La procédure doit permettre que le système de rejet soit activé de manière à tester tout le système
Ce qui peut inclure :
- Placer l’échantillon test à la tête, au centre et sur les côté du paquet à tester
- Procéder à des tests successifs sur les paquets
- Procéder à des tests alternés sur les paquets
Le résultat des tests doivent être noté dans un rapport